Administratief Bediende PAULO Politieopleiding

Functie

Voor dé Politieschool van Provincie Oost-Vlaanderen zijn we op zoek naar een administratief bediende (m/v/x):

Beheren van cursisten- en personeelsdossiers zodat de administratieve handelingen daarin vlot verlopen:

• instaan voor de uitvoering van procedures rond evaluaties, resultatenlijsten, brevetten
• opvolging en verwerking van aanwezigheidslijsten en van kwaliteitsbevragingen
• beheren van de nodige databanken, aspirantendossiers en het archief
• uitvoeren van administratieve verrichtingen voor de uitbetaling van vaste en externe medewerkers

Voeren van een efficiënte en correcte communicatie met collega’s, aspiranten of externen zodat die tijdig de juiste antwoorden krijgen op hun vragen of verzoeken.

• instaan voor een klantvriendelijk telefonisch en persoonlijk onthaal op het secretariaat
• mee instaan voor het onthaal van nieuwe aspiranten en personeelsleden
• zorgen voor klantgerichte opvang van bezoekers
• bewaken van een heldere communicatie en meedenken om die op een hoog niveau te houden.

Algemene administratieve ondersteuning verlenen zodat de school minimaal te maken krijgt met achterstanden en klachten:

• helpen bij dossiers als je daarom wordt verzocht
• meedenken en suggesties doen bij team- of thema-overleg
• instaan voor verslaggeving bij vergaderingen
• registreren van uitgeleende materialen
• organiseren van de briefwisseling
• ondersteunen bij de organisatie en afname van selectieproeven
• beheer van het kantoormateriaal
• signaleren van defecten aan de bevoegde persoon

Plannen van basisopleidingen en bijscholingen zodat deze vlot verlopen voor de dienst, de cursisten en de docenten:

• opmaken van het lessenrooster voor de basisopleidingen conform de richtlijnen
• inplannen van bijscholingensessies en de inschrijvingen opvolgen
• aanreiken van oplossingen bij onverwachte wijzigingen van de planning
• reserveren van lokalen
• detecteren van opleidingsbehoeften en actief promoten van het opleidingsaanbod
• opvolgen van geannuleerde opleidingen

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een hoger secundair onderwijs diploma.
• Je bent een teamplayer en je staat voor open dialoog en communicatie.
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams).

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Provincie Oost-Vlaanderen - PAULO Politieopleiding.

Tijdelijk contract via interim voor 6 maanden.

Verloning op C niveau waarbij relevante ervaring meegenomen kan worden in de loonberekening. Dit wordt verder aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer openbaar vervoer.

Voltijds contract (38u per week) - 4/5de is bespreekbaar.

Plaats tewerkstelling: Trainingscentrum Campus Rodenhuyze, Sprendonkstraat 5, 9042 Mendonk (Gent)